MANAJEMEN UMUM

1. PENGERTIAN MANAJEMEN

1. Arti dan Fungsi Manajemen

Definisi manjemen yang diberikan oleh Profesor Oei Liang Lee adalah ilmu dan seni merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasikan serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Dari definisi diatas, dapat diambil kesimpulan bahwa manajemen mempunyai 5 fungsi, yaitu : Perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian, dan pengawasan. Funsi-fungsi manajemen tersebut dimulai dengan adanya keinginan, kebutuhan serta informasi.

Setiap kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau lembaga tentu mempunyai tujuan, dan untuk mencapai tujuan dibutuhkan perencanaan. Perencanaan ini menggambarkan tentang : apa, bagaimana, mengapa, dan kapan akan dilakukan. Setelah perencanaan disusun , baru ditetapkan siapa. Maksud siapa disini adalah mereka yang terdiri atas orang-orang yang mempunyai berbagai macam keinginan, kebutuhan, serta pola berfikir yang berbeda-beda. Meskipun sudah diorganisir, belum tentu kegiatan seseorang searah dengan yang lain. Oleh karena itu perlu adanya pengarahan.

2. Jenjang Manajemen

Perusahaan-perusahaan besar mempunyai paling sedikit tiga jenjang manajemen. Ketiga jenjang tersebut yaitu :

1. Manajemen Puncak

Manajemen puncak sering disebut manajer senior. Jenjang ini meliputi dewan direktur, direktur utama, atau CEO. Manajemen puncak bertugas menyusun rencana umum perusahaan dan mengambil keputusan-keputusan penting.

2. Manajemen Madya

Meliputi pimpinan pabrik atau manajer divisi. Para manajer mempunyai tanggung jawab dalam penyusunan rencana operasi yang melaksanakan rencana-rencana umum dari manajer puncak.

3. Manajemen Operasional

Merupakan jenjang terendah dalam piramida. Tugasnya menyangkut pelaksanaan rencana yang dibuat oleh para manajer madya. Yang bertanggung jawab melakukan supervisi kepada para karyawan yang mengerjakan kegiatan harian.

2. LATAR BELAKANG SEJARAH MANAJEMEN

       A. Gerakan Manajemen Ilmiah

Sebelum 1880 pengelolaan perusahaan dipandang suatu cara yang biasa. Tetapi sekitar 1885, Frederick W, Taylor merupakan salah seorang yang pertama kali mempelajari metode kerja. Tahun 1841-1945 Taylor telah menjadi manajer pada sebuah pertambangan batu bara di Prancis. Sejak bermunculan bukunya, Taylor dikenal sebagai bapak dari gerakan Manajemen Ilmiah. Buk yang  diterbitakannya berjudul “The Pricinples of Scientific Management” . dalam bukunya Taylor mengemukakan beberapa prinsip manajemen ilmiah, diantaranya :

Prinsip 1 : Semua pekerjaan dapat diobservasi dan dianaalisis guna menentukan satu cara   terbaik untuk menentukannya.

Prinsip 2 : Orang yang tepat untuk memangku jabatan dapat dipilih dan dilatih secara  ilmiah.

3. SEKOLAH-SEKOLAH TENTANG PEMIKIRAN MANAJEMEN

       A. Sekolah Klasik (Classical School)

Sekolah klasik berawal dari adanya formasi dari perusahaan-perusahaan besar. Teori klasik mendefinisikan manajemen menurut tugas yang dilakukan olehpara manajer. Sekolah klasik memberikan saran tentang fungsi-fungsi manajemen primer.

B. Sekolah Perilaku (Behavioral School)

Sekolah perilaku yang juga disebut leadership, human relations, atau behavioral sciences school of management. Sekolah ini memusatkan perhatian pada aspek kemanusiaan dari manajemen dan menekankan kebutuhan bagi para manajer untuk memahami manusia.

C. Sekolah Ilmu Manajemen (Management Sciences School)

Sekolah ilmu manajemen melibatkan matematik dan statistic. Model-model matematis digunakan untuk menyelesaikan masalah-masalah operasional perencanaan dan pengendalian. Ilmu manajemen merupakan suatu pendekatan kuantitatif yang memberikan alat untuk menyelesaikan masalah-masalah bisnis.

D. Analisis Sistem

Analisis sistem menawarkan suatu alat untuk melihat kegiatan intern dan ekstern dari perusahaan. Sistem adalah suatu unit yang terbentuk dari dua atau lebih dari bagian-bagian independen yang berinteraksi untuk membentuk sebuah organisme fungsi. Analisis sistem merupakan metode yang digunakan untuk menyelesaikan masalah-masalah bisnis dengan mengidentifikasi bagian-bagian utama dari suatu masalah dan hubungan mereka.

E. Manajemen Hasil    

Pertama kali ditemukan oleh Peter Drucker di awal tahun 1950 an, manajemen berdasarkan sasaran ( MBO ) tekah semakin popular. MBO adalah suatu program untuk meningkatkan motivasi dan pengendalian karyawan. MBO memusatkan pada hasil, bukan prilaku yang diperlihatkan oleh karyawan. Adapun keburukan dari MBO, diantaranya:

·         Untuk beberapa tugas MBO sulit menentikan tujuan yang tepat.

·         MBO hanya sukses jika semua pihak mau berpartisipasi.

·         Tujuan-tujuan itu seharusnya layak dan mudah diukur.

4. PERENCANAAN

            Perencanaan merupakan fungsi terpenting diantara semua fungsi-fungsi manajemen yang ada. Sifat-sifat dari fungus perencanaan diantaranya sumbangan terhadap tujuan serta efisiensi dari rencana itu sendiri.

A. Bentuk-bentuk Perencanaan

            Perencanaan memiliki bentuk sebagi berikut :

• Tujuan (objective): merupakan suatu sasaran dimana suatu kegiatan itu diarahkan dan  diusahakan untuk sedapat mungkin dicapai dalam jangka waktu tertentu.
• Kebijakan (Policy): yaitu menyalurkan pikiran dalam mengambil keputusan.
• Strategi: merupakan tidakan penyesuaian dari rencana yang telah dibuat.
• Prosedur : yaitu rangkaian tindakan yang akan dilaksanakan untuk waktu mendatang.
• Aturan : adalah suatu tindakan yang spesifik.
• Program : merupakan campuran antara kebijakan prosedur, aturan, dan pemberian tugas yang disertai dengan anggaran.

B. Kegunaan Perencanaan

            Adapun kegunaan dari perencanaan yaitu :

• Mengurangi ketidakpastian srta perubahan pada waktu mendatang.
• Mengarahkan perhatian pada tujuan.
• Memperingan biaya serta merupakan sarana untuk mengadakan pengawasan.

C. Langkah-langkah Penyusunan Perencanaan

            Langkah-langkah yang harus diambil untuk menyusun perencanaan adalah :

• Menetpkan tujuan serta menyusun anggapan-anggapan.
• Menentukan berbagai alternatif tindakan serta mengadakan pernilaian tehadap alternatif-alternatif tindakan yang sudah dipilih.
• Mengambil keputusan dan yang terakhir menyusun rencana pendukung.

D. Perecanaan Merupakan Proses Pendekaan yang Rasional

            Perencanaan merupakan suatu proses pendeatan yang rasional untuk waktu yang akan datang. Dalam menyusun suatu perencanaan yang logis haruslah memperhaika tenggang waktu yang berlangsung selama 1 hari, 1 tahun, bahkan 10 tahun. Dengan memperoleh anggapan anggapan yang jelas, tujuan yang hendak dicapai serta kesulitan-kesulitan yang mungkin timbul dalam menyusun suatu perencanaan, haruslah dikaitkan dengan tenggang waktu tersebut.

E. Jangka Waktu Perencanaan

            Dikelompokkan dalam 3 golongan, yaitu :

a)      Perencanaan jangka panjang : dikenal dengan nama era pembangunan

b)      Perencanaan jangka menengah : dikaitkan dengan PELITA

c)      Perencanaan jangka pendek : dikaitkan dengan perencanaan pembangunan tahunan

F. Faktor-faktor yang Membatasi Perencanaan

• Sulitnya mencari anggapan secara teliti, yaitu keadaan mendatang yang sulit untuk diramalkan secara pasti dan tepat.
• Perubahan yang sangat cepat : perubahan yang dapat meimbulkan kesulitan dalam menyusun suatu perencanaan.
• Kekakuan internal : yang terdiri dari kekakuan psikologis, kekakuan karena adanya prosesdur dan kebijakan, kekakuan sumber daya&dana.
• Kekakuan eksternal serta waktu dan biaya.

G. Pengambilan Keputusan

            Untuk mengambil keputusan yang baik, membutuhkan beberapa syarat, yaitu :

• Harus berusaha untuk dapat mencapai suatu tujuan yang tidak terpenuhi tanpa melalui tindakan yang posotif.
• Harus bersikap optimis dan mempunyai kemauan yang kuat untuk memilih alternatif yang paling baik.

Dan ada beberapa teknik untuk memperbaiki kualitas pengambilan keputusan. Alat-alat tersebut adalah : analisa resiko, pertimbangan untuk memasarakan produk baru ke pasar, tergantung kepada variabel kritis berikut : ( biaya pengenalan, biaya produksi, investasi modal yang dibutuhkan, harga dan market share yang dibutuhkan ). Kemudian ada pohon keputusan yaitu untuk menganalisis keputusan dengan melihat berbagai kemnungkinan arah yang dapat diambil dari berbagai jenis keputusan.

5. PENGORGANISASIAN

            Pengorganisasian merupakan usaha untuk menyusun komponen-komponen pokok, sehingga dapat dipakai sebagai sarana untuk mencapai tujuan. Hubungan dalam organisasi terbentuk dalam: hubungan informal yang menyangkut hubungan manusiawi dan hubungan formal yaitu hubungan yang dilakukan dengan sengaja. Dalam hubungan formal terdapat 3 hubungan dasar, yaitu tanggung jawab, wewenang, dan pertanggung jawaban.

A. Pola Hubungan antar Komponen Organisasi

            Semua tugas dijalankan untuk mencapai tujuan. Jika tidak terdapat pembagian tanggung jawab secara jelas, maka tugas akan sulit dikerjakan. Sedangkan tanggung jawab itu sendiri tidak dapat dibebankan pada masing-masing pelaksana.

B. Rentangan Kekuasaan

            Rentangan kekuasaan disebabkan oleh adanya keterbatasan pada kemampuan seseorang. Keefektifan dan efisiensi seorang pemimpin dalam mengatur bawahan banyak dipengaruhi oleh jumalh bawahan itu sendiri. Banyak sedikitnya frekuensi hubungan antara pemimpin dengan bawahan dipengaruhu oleh beberapa faktor, yaitu : latihan dari bawahan yang akan mengurangi frekuensi hubungan dengan pemimpinnya. Pendelegasian wewenang dalam melaksanakan kegiatan dan menghindari dari kesalahan-kesalahan yang tidak mereka inginkan, maka pimpinan harus dapat mendelegasikan wewenangnya dengan jelas, tegas, dan pasti. Perencanaan ditetapkan agar mereka mudah untuk menghayatinya. Teknik komunikasi akan mempengaruhi pula rentangan kekuasaan yang ada.      

C. Dasar-dasar Pengglongan Bagian di dalam Organisasi

            Bagian-bagian dalam organisasi didasarka pada beberapa faktor di bawah ini :

·         Didasarkan pada suatu angka, biasanya terdapat di bidang kelimiliteran.

·         Didasarkan pada waktu, biasa dipakai dalam pelaksanaan tugas-tugas di pabrik

·         Didasarkan pada fungsi perusahaan. Didasarkan pada luas daerah operasi. Kemudian didasarkan pada jenis barang yang dihasilkan. Dan yang terakhir didasarkan pada jenis langganan.

D. Karakteristik Struktur Organisasi

            Meliliki 2 karakteristik dasar, yaitu :

Keseimbangan dalam organisasi, sebuah organisasi dapat dikatakan imbang apabila masing-masing fungsi dialokasikan pada modal dan tenaga kerja. Dan fleksibel, merupakan struktur organisasi yang dapat menyesuaikan terhadap perubahan-perubahan yang terjadi.

6. PENGARAHAN

            Pengarahan merupakan aspek hubungan manusiawi dan kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya secara efektif serta efisien untuk mencapai tujuan.pengarahan pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip, yaitu :

• Prinsip mengarah pada Tuhan, makin efektifnya proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai tujuan.
• Prinsip keharmonisan dengan tujuan, orang-orang yang bekerja dalam memenuhi kebutuhannya, mungkin tidak sama persis dengan tujuan perusahaan. Mereka menghendaki demikian dengan harapan tidak akan terjadi penyimpangan yang besar. Dan kebutuhan mereka dapat dijadikan pelengkap serta harmonis dengan kepentingan perusahaan.
• Prinsip kesatuan komando, bertujuan untuk menyatukan arah tujuan dan tanggung jawab para bawahan.

A. Cara-cara Pengarahan

            Cara-cara pengarahan yang dilakukan dapat berupa : Orientasi, yaitu cara pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu agar supaya kegiatan dapat dilakukan dengan baik. Perintah, yaitu merupakan permintaan dari pimpinan kepada orang yang ada di bawahnya untuk melakukan kegiatan tertentu pada kegiatan tertentu. Perintah yang diberikan kepada bawahan dapat berupa perintah umum dan khusus, perintah lisan dan tertulis, dan perintah formal dan informal. Yang ketiga delegasi wewenang, dimana dalam delegasi wewenang,  pimpinan melimpahkan sebagian dari wewenang yang dimilikinya kepada bawahan.

D. Komunikasi

            Kesimpulan dari definisi-definisi tentang komunikasi, diantaranya : di dalam komunikasi terdapat hubungan antara orang dengan orang, orang dengan lembaga dan sebaliknya. Dan hubungan yang timbul di dalam komunikasi digunakan untuk menyalurkan gagasan, pendapat, atau informasi. Untuk mendapatkan komunikasi yang efektif dan efisien, dibutuhkan beberapa prinsip berikut, yaitu : komunikasi harus jelas agar tidak terjadi salah tafsir, prinsip integritas sehingga dapat mencapai suatu kerjasama, dan prinsip penggunaan organisasi informal.

E. Motivasi

            Motivasi mempunyai 2 macam bentuk, yaitu : motivasi positif yang merupakan proses untuk mempengaruhi orang lain dengan cara memberikan penambahan kepuasan tingkat tertentu, yang kedua motivasi negatif yang merupakan proses untuk mempengaruhi orang lain dengan cara menakut-nakutinya.

7. PENGORGANISASIAN

A. Prinsip-prinsip Koordinasi

            Ada 3 prinsip dalam organisasi, diantaranya: prinsip kontak langsung, yaitu hubungan baik antar manusia, baik secar horizontal maupun vertikal. Yang kedua prinsip penekanan pada pentingnya koordinasi, ini dilakukan sejak membuat perencanaan sampai melaksanakan kebijakan. Dan yang ketiga hubungan timbal balik di antara faktor-faktor yang ada.

B. Langkah-langkah Pengawasan

            Langkah-langkah yang harus dilakukan antara lain :

• Menciptakan standard dalam bentuk standard kuantitaif (standard yang dilakukan dalam satuan-satuan tertentu) dan standard kualitatif (yang berupa pendapat umum)
• Membandingkan kegiatan yang dilakukan dengan standard, dilakukan untuk mengetahui sampai seberapa jauh penyimpangan yang telah terjadi. Dan yang ketiga melakukan tindakan koreksi dengan cara menghayati masalah-masalah yang dihadapi, mencari kemungkinan untuk mengatasinya, mengadakan penilaian, dan yang terakhir menentukan cara untuk mengadakan koreksi yang paling tepat.

C. Syarat-syarat Pengawasan yang Baik

1)      Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi dengan segera.

2)      Pengawasan harus mempunyai pandangan ke depan.

3)      Pengawasan harus ekonomis.

4)      Pengawasan harus mudah dimengerti.